Organizzare un trasloco aziendale è un’operazione delicata e complessa, che richiede una pianificazione scrupolosa e organizzata ed è differente da un trasloco privato.
Innanzitutto, si deve:
- individuare la data in cui il trasferimento dovrà essere effettuato, garantendo che non ci siano ripercussioni sulle attività dell’azienda o dell’ufficio;
- occorre stilare una lista delle cose da fare, come il disimpegno degli impianti tecnologici e degli arredi, la preparazione delle scatole per il trasporto dei materiali e la definizione del percorso da seguire per il trasferimento;
- sarà poi necessario contattare un’azienda specializzata nella gestione di trasferimenti aziendali per assicurarsi un servizio adeguato e tempestivo, che si occupi di imballaggio, trasporto e riorganizzazione degli spazi nell’ufficio o nell’azienda di destinazione.
Infine, è fondamentale comunicare tempestivamente a tutti i soggetti coinvolti (clienti, fornitori, dipendenti) il cambiamento di indirizzo, al fine di evitare disguidi e ritardi negli ordini e nella consegna delle merci.
Cosa fare prima di organizzare un trasloco aziendale
Il trasloco aziendale richiede una corretta pianificazione, organizzazione e logistica, per evitare un’interruzione delle attività aziendali, assicurando il trasferimento rapido ed efficiente dell’ufficio in una nuova sede.
Infatti, risulterà necessario:
- scegliere una data per il trasloco e comunicarla a tutti i dipendenti;
- organizzare un team di specialisti che si occupi di smontare e imballare arredi e attrezzature, e di trasportarle in sicurezza nella nuova sede;
- disattivare tutte le utenze;
- una volta giunti a destinazione, il team provvederà allo scarico e al montaggio di tutto il necessario.
È fondamentale effettuare una verifica preventiva della nuova ubicazione e della sua attrezzatura e verificare la copertura di eventuali interruzioni di servizio.
In sintesi, per svolgere correttamente un trasloco aziendale bisogna fare pianificazione, la selezione di un team di specialisti, la rimozione e l’imballaggio degli oggetti, il trasferimento in sé e la verifica del nuovo ufficio.
Calcolare il tempo che serve per il trasloco
Quando si tratta di trasferire l’intera attività di un’azienda in un altro ufficio o edificio, il tempo che serve per completare l’intera operazione dipende da molti fattori come:
- il volume degli oggetti e dei mobili da spostare può influire notevolmente sulla durata del trasloco aziendale;
- la distanza tra il vecchio e il nuovo luogo di lavoro può aumentare o diminuire i tempi necessari per il trasferimento.
L’esperienza e la professionalità dell’azienda di traslochi incaricata possono aiutare ad accelerare l’intero processo. Se necessario, essa può anche offrire soluzioni personalizzate per ogni cliente in base alle loro esigenze specifiche.
In generale, per stimare il tempo necessario a trasferire un’intera azienda, è importante considerare ogni aspetto in modo accurato e pianificare tutto con cura. Affidarsi a una società di traslochi affidabile e con esperienza garantisce che l’intero processo sia eseguito senza alcun intoppo e nel minor tempo possibile.
Infine, per ottimizzare il lavoro è consigliabile iniziare il trasloco il venerdì pomeriggio ovvero nel momento in cui l’attività chiude per il fine settimana. In questo modo, si potrà organizzare il trasloco della sede aziendale senza la presenza di dipendenti e clienti in maniera più rapida, consentendo la riapertura al lunedì ed evitando giorni di chiusura.
Il ruolo dei dipendenti dell’azienda
Il ruolo dei dipendenti dell’azienda nell’organizzazione del trasloco aziendale è essenziale per garantire una transizione fluida e senza problemi per l’attività.
I dipendenti dovrebbero essere coinvolti fin dall’inizio del processo di pianificazione e suggerire ai traslocatori ad individuare gli oggetti e gli strumenti che sono meno utilizzati e da mettere negli scatoloni per primi.
Allo stesso tempo, alcuni potrebbero essere responsabili della disinstallazione e dell’installazione dell’attrezzatura e del software ed altri potrebbero lavorare insieme in modo efficiente per garantire che tutto venga spostato in modo sicuro e tempestivo senza interrompere l’attività lavorativa.
Inoltre, i traslocatori devono ascoltare i suggerimenti del personale dell’azienda che trasloca in quanto questi ultimi, conoscendo a menadito l’attività, possono dare ottimi consigli sulla preparazione delle scatole e l’organizzazione degli spazi.
Infine, è utile spiegare ai dipendenti i vantaggi della scelta di cambiare il vecchi ufficio con un ufficio più grande e far visionare prima quello che sarà il loro nuovo posto di lavoro per far loro comprendere tutti i punti di forza del nuovo ufficio.
Qual è il periodo più adatto per il trasloco
Il periodo migliore per il trasloco aziendale dipende principalmente dal tipo di attività svolta dall’azienda e dalle esigenze dei clienti.
In generale, le aziende tendono a programmare i traslochi durante i periodi di bassa stagione, quando c’è meno attività, meno richieste da parte dei clienti e meno pressione sul personale.
Ad esempio, le aziende nel settore turistico preferiscono fare i traslochi in autunno o inverno, quando ci sono meno prenotazioni.
Allo stesso modo, le aziende che operano nel settore industriale possono scegliere di spostarsi durante le pause di produzione o di manutenzione.
Altre ancora hanno nell’estate il periodo di minore richiesta di prodotti e servizi che offrono e quindi per loro è preferibile questo periodo dell’anno.
Tuttavia, ci sono alcune eccezioni in cui il trasloco potrebbe essere necessario durante i periodi di alta stagione. In questo caso, l’azienda dovrebbe pianificare in modo accurato e prevedere eventuali conseguenze sul personale, sui clienti e sulla continuità dell’attività.
In generale, è meglio pianificare con attenzione il trasloco e scegliere un momento in cui l’impatto sull’attività aziendale sia il minore possibile.
Usufruire dei servizi aggiuntivi
Un modo intelligente per effettuare un trasloco ufficio al meglio è utilizzare i servizi aggiuntivi prestati dalla società che effettua l’operazione in questione.
Infatti, come servizi supplementari la nostra attività offre:
- la custodia e ed il deposito dei tuoi beni in magazzini e box sorvegliati H24 con successiva riconsegna degli stessi in perfetto ordine;
- il servizio di pulizia dei locali vuoti con attrezzature, macchinari e prodotti professionali che possono lavare ogni superficie;
- il servizio di disinfestazione grazie alla collaborazione con società nostre partner di acari, scarafaggi, termiti da legno e topi.
In questo modo potrai avere un servizio completo di sgombero, trasloco, deposito, pulizia e disinfestazione.
Quali sono gli step di un trasloco aziendale
Se stai pianificando di trasferire il tuo ufficio, ci sono alcune cose importanti da fare per prepararsi al trasloco. Per farlo, bisogna:
- fare un inventario di tutto il tuo arredamento, attrezzature e materiali di ufficio e decidi quali elementi vuoi portare con te e quali vuoi eliminare o vendere;
- preparare tutto il tuo materiale in scatole etichettate e numerate in modo che possa essere facilmente identificato durante il trasporto;
- trovare una società di traslochi professionale e affidabile, che possa assicurare che i tuoi beni siano spostati in sicurezza e in modo efficiente;
- informare il personale dell’ufficio della data del trasferimento e fornisci loro tutte le informazioni necessarie.
Infine, assicurati di avere un piano per l’installazione del tuo nuovo ufficio, inclusi tutti i collegamenti internet, il cablaggio elettrico e altri servizi. Con una pianificazione adeguata, puoi garantire un trasferimento senza problemi del tuo ufficio.
Gli arredi
Tra i passaggi per organizzare un trasloco dell’ufficio è necessario smontare gli arredi per poi metterli nei furgoni e cambiare sede.
Le ditte di traslochi degli uffici effettuano un sopralluogo per comprendere al meglio gli oggetti e gli spazi attorno ai quali muoversi per effettuare il loro trasferimento.
In questo modo, tutte le operazioni saranno pianificate al meglio e si potrà procedere alle fasi del trasloco come quella dell’imballaggio e dello smontaggio per:
- l’arredamento come le scrivanie, le sedie, gli strumenti informatici e le apparecchiature elettroniche, le stampanti multifunzione, computer e attrezzature tecnologiche;
- gli oggetti da spostare e degli oggetti di valore in cassaforte;
- i materiali fragili;
- i documenti.
Successivamente, l’impresa si occuperà di trasportare nei furgoni gli arredi in modo da garantire all’azienda di iniziare il lavoro nel nuovo ufficio occupandosi di:
- pianificare il trasloco prima del trasferimento;
- coordinare tutte le operazioni durante il trasloco;
- disimballare gli oggetti e di riporre tutto come richiesto dall’azienda il giorno del trasloco, evitando incidenti.
Affidarti alla nostra attività di trasloco ti permetterà di svolgere tutte gli step del trasferimento in maniera poco invasiva e con successo.
L’insediamento nella nuova sede
Organizzare il trasloco ufficio non è semplice ma effettuate tutte le attività di smontaggio, inscatolamento e trasporto di oggetti, arredamento e documenti importanti è arrivato il momento di sistemare tutto all’interno della nuova collocazione.
Nella fase conclusiva è arrivato il momento di sistemare il numero di oggetti trasportati secondo le disposizioni concordate con l’azienda, rendendo l’ufficio operativo e per iniziare al lavorare nei nuovi locali bisogna:
- attivare le nuove utenze di luce, gas e telefono;
- accendere i contatori di luce per il funzionamento delle apparecchiature e l’illuminazione dell’ufficio;
- effettuare la connessione internet della strumentazione informatica;
In questo modo, si potrà cominciare a lavorare nel nuovo posto di lavoro e se si decide di cambiare arredi, installare i nuovi e smaltire i vecchi in discarica o portarli in un deposito.
Ordinare e pulire l’ufficio
Terminata la fase del trasferimento dei beni è il momento di rendere operativo l’ufficio per il personale e l’accoglienza dei clienti.
Infatti, bisogna pulire l’ufficio dalla sporcizia creata dalle operazioni di smontaggio dei mobili e dallo spostamento degli oggetti più fragili e di quelli più ingombranti.
Inoltre, è necessario ordinare mobili e documenti negli spazi pensati e previsti dalle disposizioni aziendali in modo che il lavoro dei dipendenti possa essere ottimizzato e la ricezione dei clienti possa avvenire nella maniera più comoda e confortevole.
Per farlo, l’utilizzo di mezzi specifici e le nostre aziende partner sono in grado di offrire un servizio rapido di pulizia e sono attrezzate per garantire una nuova apertura meno traumatica possibile.
Organizza il tuo trasloco
Pianificare un trasferimento di sede non è una cosa semplice ma è fondamentale per avere nuovi spazi più funzionali al proprio business.
Valuta bene i costi e il numero di servizi di cui puoi usufruire prima di stipulare un accordo per lo spostamento della tua attività.
Il trasporto da una sede ad un’altra degli oggetti e strumenti aziendali è un’attività molto delicata che puoi affidare solo a ditte specializzate ed esperte del settore.
Affidandoti ai servizi di Facchino.it, acconsentirai al trasferimento dei beni aziendali e potrai organizzarti attraverso l’aiuto dei nostri professionisti con un preventivo gratuito.